office应用技巧 用Excel给学生编班三部曲

　　文/马艳
    为了便于教学管理，在升级或升学前给学生编班是学校必做的工作之一，有Excel辅助可化难为易，下面以具体的学生情况为例(请见图1)，介绍用Excel给学生编班的三部曲。
    第一曲：按要求排序
    把学生编到各班的一般思路是，走读生和住校生搭配要相对均匀，学习成绩优劣搭配也要相对均匀(当然不是绝对均匀)，这就需要按类别排序。     激活数据区域内的任意单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“住校与否”，排列方式为默认；“次要关键字”选择“总分”，排列方式选择“降序”；“第三关键字”选择“数学”，排列方式也选“降序”，目的是将总分相同的学生按数学成绩排列；选定“有标题行”(请见图2)；单击[确定]按钮，便排列出符合要求的顺序。

文/马艳

    对于排定的这个顺序，需要在“排序号”一栏填写序列号，以便日后查对。当参加编班学生很多的时候，较为顺手地操作方法是：在“排序号”一列的第一条记录位置G2处输入“1”，选定这个单元格，执行“编辑→填充→序列”命令，打开“序列”对话框，在其中的“序列产生在”项选中“列”；“类型”一项，选中“等差序列”；“步长值”为默认值“1”，“终止值”输入学生总数“154”(请见图3)，单击[确定]按钮。

    如果不想输入“终止值”，可以在打开对话框前，先利用Shift键和垂直滚动条选定这一列单元格中的“1”到最后一条记录之间的数据区域，再打开“序列”对话框，勾选“预测趋势”框后，单击[确定]按钮。

    第二曲：按班数编组
    一个年级打算分多少个班，就可以给学生编多少个组，组号分别记为A、B、C……，具体操作如下：
    1. 准备工作：执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”选项卡，选定左窗口“自定义序列”中的“新序列”一项，在右窗口“输入序列”中输入定义的组号。把每组组号输入完毕后，再逆序输入一次，例如：当把学生分成三个班时，就要编三个组，输入：A、B、C、C、B、A，每个组名独成一列(请见图4)，然后依次单击[添加]按钮和[确定]按钮。

    2. 编组序号：在表头下的单元格H2处输入最后一个组号(请不要从A开始，为什么？您不妨一试)，选定这一列从H2到最后一条记录的区域，打开“序列”对话框，在其中的“序列产生在”一项，仍旧选中“列”，“类型”选中“自动填充”，单击[确定]按钮。

3. 激活“编组号”列的任意单元格，单击工具栏上的“升序排序”，把同一组学生的信息整理到同一个数据区域中，以便按组打印输出。 　

　

    第三曲：将组换为班
    打印输出编组方案，由学校领导和班主任审核微调，因为不管怎么调，也调不出绝对的均衡，所以就用老祖宗留下的“抓阄儿秘方”，确定组与班之间的对应关系，再回来用Excel操作，在“编班号”列粘贴“编组号”列的记录，选定这一列，执行“编辑→替换”命令，打开“替换”选项卡，在“查找内容”栏中填写一个组号，在“替换为”栏填写与之对应的班号，单击[全部替换]按钮(请见图5)，重复执行这一操作，把所有的组号都替换为班号，就完成了学生编班的任务。