Excel：自动录入学生的基本情况信息表

　　用Excel完成工作，把数据录入到工作表中是最基础的步骤。也许大家在想：这有什么好学的，只要会打字不就行了吗？
　　实际情况可不是想像中这么简单，不同的工作需要不同的数据格式，Excel工作表中有各种数据类型，我们必须理解工作表中不同数据类型的含义，分清它们之间的区别，才能为圆满地完成任务打下坚实的基础。同时学会各类数据的输入、使用和修改是必备的基本能力。
　　今天介绍的这个实例对教师朋友来说比较实用，为了方便对学生的管理，我们经常需要制作如图1所示的学生基本信息表。

图1

　　在这个实例中，我们将主要学习“学号”列数据的输入和“性别”列数据的输入。
　　操作方法与步骤
　　1. 先提出一个问题：在本例中的“学号”列 “59911024101”等数据，是属于数值类型还是属于文本类型的？
　　2. 如果大家和上一个实例中处理过的手机号码比较一下不难得出答案：虽然它们的外观都是由数字组成，但实质却为描述性的文本，所以当然是文本类型的。
　　3. 笔者为什么反复强调这一点呢？读者朋友不妨试验一下，在一个单元格中输入学号“59911024101”，然后故意把该单元格的宽度调整得小些，我们可以看到问题出来了，由于Excel默认把组数字作为数值处理，所以当单元格宽度不够时就显示为该数字的科学计数法格式(图2)。显然，这并不是我们希望看到的。

图2

4. 上一个实例中我们学习了通过在数字前加一个“’”符号，通知Excel把数字作为为文本处理。这里我们学习一下在输入之前通过“单元格格式”对话框通知Excel把输入的数字作为文本处理的方法。　　5. 先选中要输入学号的单元格，比如A4:A50，选择菜单“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”，单击“确定”即可(图3)。

图3

6. 返回Excel编辑窗口后，在A4中输入学号“59911024101”，Excel便会把它作为文本处理，单元格左上方出现绿色小三角，数字默认为左对齐。　　说明：文本类型的数据，Excel默认为左对齐；数值类型的数据，Excel默认为右对齐，所以我们可以根据默认的对齐方式，就能看出Excel把它作为何种类型处理。
　　7. 接下来我们学习“性别”数据的输入方法。也许读者朋友会说，不就是输入“男”或“女”吗？有专门学习的必要吗？实际上，对于那些单元格的内容就是确定的两个或几个项目时，我们可以使用“数据有效性”功能提高输入的准确性和效率。
　　8. 具体操作方法为：先选中要输入性别的单元格，比如C4:C50，选择菜单“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，单击“设置”选项卡的“允许”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“序列”项，然后在“来源”框中输入“男,女”，注意其中的逗号是在英文状态下输入的。单击“确定”即可。
　　9. 这样设置的效果怎么样呢？返回Excel编辑窗口后，选中C4单元格，可以看到单元格右边出现一个下拉按钮，单击这个按钮，弹出包含“男”和“女”两个选项的下拉菜单，我们只要根据要求选择其中一个即可完成输入(图4)，“性别”列其它单元格的输入方法完全一样。
　　

图4

　　10. 用这种方法输入内容必然是几个确定项之一的单元格，如成绩等级，工作职称，产品类别等等，不仅可以提高输入的速度，而且可以确保输入的准确性。
　　关于本实例的操作要点就介绍这么多，其余部分请读者朋友动手完成，将完成后的工作薄文件命名为“学生信息管理”，并保存在恰当位置。
　　小结
　　通过这个实例，我们主要学习了如何通过单元格格式对话框，通知Excel把输入的数字作为文本处理的方法。这个操作告诉我们在进行具体的输入之前，可以先设置单元格格式，让Excel根据设置的要求来处理输入的内容。
　　还学习了使用“数据有效性”功能来快速输入内容必然是几个确定项之一的单元格，“数据有效性”包含很多实用的功能，在后面的学习中还会进一步介绍。

　　本次系列课程的一个实例是制作员工工资表，在单位负责财务管理的朋友可能常常和这个工作打交道。
　　通过这个实例我们可以学习通过设置单元格格式改变工作表数据外观、设置单元格底纹和字体颜色的方法。同时初步介绍了公式的简单运用，以及自动填充柄的使用方法。
　　制作完成后的工作表效果如下图(图1)。

图1

　　操作方法和步骤：
　　本例将再次通过设置单元格格式改变工作表数据外观。在上图中可以看出每个工资数据之前都有一个货币符号“￥”，这个符号是通过设置格式获得的，并不需要手工输入。
　　具体操作方法为，选中工资数据所在的区域C4:K15，然后选择菜单“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“货币”，再单击“确定”即可(图2)。

图2