将Access表转换为Excel工作表的工作方法

学校希望将本校校友录中收集的校友电子邮件地址以Excel文件的形式提交上去，以方便群发邀请各位校友参加八十周年校庆。学校校友录数据库是Access的MDB格式，其中包含多个表，校友地址在单独的一个“Student”表中。这实际上就是要将Access表转换为Excel工作表的形式。　　下面我们介绍两种不同的方法完成Access数据库与Excel工作簿转换的工作。
　　一、在Access数据库中直接导出
　　用Access打开校友录的数据库文件，选中包含校友信息的“student”表，然后单击鼠标右键并选择“导出”命令(如图1)。
　　
　　在打开的对话框中将“保存类型”改成“Microsoft Excel 97-2003 (*.XLS)，然后输入文件名称，单击“导出”按钮，稍后就得到了一个标准的Excel工作簿文件。
　　注意：在Access程序中还可以轻松将数据库表导出为VF的DBF文件、Paradox的数据库文件、文本文件等多种格式以供调用。
　　用Excel打开导出得到的文件，将不需要的列删除，只保留姓名和E-mail地址所在的两列(如图2)，随后保存，最后将此文件上传给领导审阅即可。
　　
　　二、用AccessToExcel来帮忙
　　如果对Access数据库操作不熟悉，没关系，可以使用AccessToExcel这款免费软件来帮忙。AccessToExcel，顾名思义，就是将Access数据库转换为Excel工作簿。
　　安装并运行Access ToExcel，单击窗口左上角“导出Access数据库文件”左边的Access图标，在打开的对话框中选择要转换的MDB文件，打开该数据库文件。
　　提醒：该软件附带提供获取Access数据库密码的功能，但算法不够全面，如果不能获取要打开的数据库密码会弹出提示，请在“Access数据库密码”下手动输入。
　　单击右侧“数据库操作”标签下的“获取数据库”按钮，稍后将在“数据表名称列表”下显示该数据库中各表的名称(如图3)。
　　
　　从列表中选中要转换的那个表，单击“获取字段列表”按钮，在窗口左下方便列出了表中的各字段，去除不需要的字段前的对勾，然后点击“浏览数据”按钮，可检验是否为最终需要的项目(如图4)。
　　
　　切换到“导出数据”标签下，单击“选择导出文件”按钮，输入最终要导出的EXCEL文件名。
　　单击“导出”按钮，在窗口下方会显示导出进度，完成后在弹出的对话框中点击“是”立即保存。这样便得到了需要的Excel文件。
　　用Excel打开导出的文件，可发现其中只有选中的字段。和直接导出相比，使用AceeToExcel导出的表前部会增加一个标题，如果不需要可在Excel中将其去掉。