无论一个组织拥有的信息有多么好,如果组织的个体不能找到这些信息并有效的保存和利用这些信息,那么这些信息是没有价值的。因此,对大部分的组织而言,个人信息的有效性已经变成组织信息和知识管理的限制因素。
Thomas Davenport建议大学甚至小学和中学都应该开始教学生如何更好的管理个人信息。Davenport认为:“毕竟,没有什么知识比你知道如何在这个世界纷繁的信息中找到你需要的信息、组织你的信息和学习这些信息的知识更有价值了!”。事实上,在组织内我们很少得到在这个纷繁复杂的信息世界中如何组织信息的知识,也很少得到如何利用这些信息和知识的知识。