知识管理系统选择的时机

在知识管理中心(Knowledge Management Center)的咨询热线上，经常接到关于知识管理系统的问讯。一般都是问“你们能帮我们推荐一些做知识管理软件、工具或者系统的厂商吗?”，“哪家知识管理系统厂商最好?”等等。我们通常会跟这些朋友讲，不同行业、不同发展阶段和类型的企业对知识管理系统的需求是不同的，而且也没有一个厂商的系统适合所有的企业。然后深入沟通，发现这些咨询系统的厂商都存在的一个问题是：他们还没有对自己的内部需求进行有效的了解、整理和归纳，就开始着急去选择知识管理系统。甚至有老总说要实施知识管理，安排某部门的某个经理负责，这个经理在对知识管理是什么还不了解的情况下就开始去找系统厂商，认为知识管理类似于CRM、资产管理等软件，买个系统回来就能够实现知识管理。这也是知识管理实施失败的重要原因之一。 　　知识管理作为一种管理实践，本质上是一种需要组织的各层级领导者、员工共同参与的变革、优化活动，而知识管理系统只是辅助知识管理实施活动的工具，其作用不能高估。这些我们在本报告的“知识管理系统与知识管理实施”的关系部分有专门的论述。我们认为，在知识管理系统的选择上，必须考虑时机问题。在没有对整个组织的知识管理实施进行有效的规划的情况下去选择系统，没有符合组织情况的知识管理规划，不了解知识工作者的类型和他们的困惑和问题，从本质上说，这个时候是无法“选择”的，因为选择必须有标准，而标准必须是从你的组织需求中得到。知识管理的系统厂商“最喜欢”这样的客户，在你没有需求的情况下，软件的功能就是你的“需求”，建立在这样的系统基础上的知识管理无法不失败。
　　知识管理系统选择绝对不应该是知识管理实施初期的工作。国内外的研究和实践都证明，知识管理实施初期最重要的工作是对整个组织的需求进行深入挖掘，确定组织知识管理方面存在的问题和目标，找到目标和现状之间的差距和达到目标的有效途径。然后根据这些制定组织的知识管理战略、实施规划，明确对IT系统的需求。在明确IT的需求后，才开始去选择知识管理系统和厂商。如下图所示的顺序：
　　

来源：知识管理中心(Knowledge Management Center)

　　(在上图中，对于不同类型的企业关于知识管理规划的制定工作量大小不同。规划制定可以在专业的知识管理顾问的协助下完成也可以通过组织内部的员工自身来完成。而且对于规模、行业不同的组织规划的程度也不尽相同，但在选择知识管理系统之前先要对组织的需求有比较详尽的了解，知道目标是什么和用什么方法来达到目标则是知识管理系统选择前必须要完成的工作。组织的知识管理人员必须认识到：IT系统本身不是知识管理，只是协助知识工作者完成知识管理任务和活动的工具。)
　　知识管理系统的选择必须以对知识管理IT平台的需求确定为前提，而对知识管理IT平台的需求确定则是建立在对组织内外部环境研究和分析的基础上，是在知识管理规划和知识管理实施计划制定后。这个时候才是知识管理系统选择的恰当时机。